ATENCIÓN NOTARIOS Y NOTARIAS: Resolución EM-2020-06 TSPR y Memo ODIN (Segunda Parte)

Servicios ODIN

El jueves, 26 de marzo de 2020, la Gobernadora de Puerto Rico, Hon. Wanda Vázquez Garced, notificó la extensión del toque de queda decretado en la Orden Ejecutiva OE- 2020-023 de 15 de marzo de 2020. Específicamente, mediante la Orden Ejecutiva que será suscrita oportunamente, la Primera Ejecutiva ha determinado extender el toque de queda hasta el domingo, 12 de abril de 2020; ello, como medida paliativa al estado de emergencia decretado en nuestra Isla como consecuencia del COVID-19.

La Rama Judicial, extendió en igual medida el periodo de cierre de sus operaciones administrativas, limitando la prestación de estas a servicios urgentes. En ese sentido, tal y como fuera anunciado en la tarde del 26 de marzo de 2020 mediante la Resolución EM-2020-05, intitulada In re: Medidas Judiciales ante la situación de emergencia de salud por el COVID-19, informo a los notarios y las notarias, así como a los usuarios que nos visitan, que la ODIN no estará prestando servicio directo hasta el lunes, 13 de abril de 2020¹.

Autorización de Instrumentos Públicos y Legalización de Documentos durante el periodo de emergencia

En esta fecha nuestro Tribunal Supremo ha notificado la Resolución EM-2020-06, intitulada In re: Servicios notariales durante la situación de emergencia. En la Resolución se reconoce que es fundamental garantizar la disponibilidad de ciertos servicios ofrecidos por los notarios y las notarias durante este periodo.

Entre las transacciones mencionadas en la Resolución, se incluye la autorización de instrumentos públicos de Poderes y Testamentos, así como plasmar las directrices anticipadas de un tratamiento médico, un proceso que puede ser esbozado tanto en instrumento público como privado. De igual manera, se menciona la legalización de documentos privados (declaraciones juradas) para autorizar el traslado de menores fuera de la jurisdicción; de formularios que puedan incidir en el bienestar del requirente, tales como alimentos (ayudas locales o federales); ingresos (pago de salarios); hogar (ayudas locales o federales); y para recibir tratamiento médico o algún servicio de salud². Otro asunto que pudiera ser una excepción es la celebración de un matrimonio en la cual comparezcan exclusivamente las partes contrayentes y las personas testigos, conjunto con el notario o la notaria.

Con ello en mente, nuestra Alta Curia ha autorizado a los notarios y a las notarias a brindar servicios a la comunidad en situaciones de emergencia o de extrema necesidad, bajo los criterios establecidos en la Resolución EM-2020-06. Se incluye como Anejo I de este escrito la Resolución emitida por nuestro Tribunal Supremo.

Por último, durante el presente periodo nuestro Tribunal Supremo autorizó a los profesionales que ejercen la notaría a utilizar aquellos mecanismos de comunicación remota (videoconferencia) que viabilicen el proceso de preparación requerido para la autorización de un instrumento público o la legitimación de una declaración jurada. Se orienta a los notarios y las notarias que este mecanismo no puede ser utilizado como método alterno para la celebración presencial del acto que se pretende autorizar sino únicamente para las etapas preparatorias.

De tener alguna interrogante o necesitar algún tipo de orientación sobre este particular, puede remitir un mensaje vía correo electrónico a la dirección oficial de la ODIN:

¹Tal servicio incluye, pero no se limita, a aquel provisto por los Registros a nuestro cargo, los Archivos Notariales de Distrito y la Oficina Administrativa.
Memorando Notarios y Notarias Re: Operaciones de la ODIN y Otros Pormenores (Actualizado) 27 de marzo de 2020 Página 2

²Esta lista no es taxativa. Previo a la autorización de un instrumento o legitimación de un documento no contemplado en este Memorando, será responsabilidad del notario o de la notaria remitir la correspondiente solicitud de orientación a la ODIN. Una vez recibida esta, oportunamente se le remitirá al profesional que ejerce la notaría una respuesta, tomando en consideración los hechos expuestos en su comunicación y los parámetros establecidos en la Orden Ejecutiva OE-2020-023.

³Oriento a los notarios y las notarias que la autorización de un Escritura de Constitución, Modificación o Sustitución de Régimen Económico (Capitulaciones Matrimoniales) o una Escritura de Constitución de Fideicomiso no son transacciones que puedan ser interpretadas como unas dentro de las excepciones provistas en la Orden Ejecutiva.